Mail Merge là một tính năng mạnh mẽ trong Microsoft Word giúp bạn tạo ra nhiều tài liệu cá nhân hóa từ một mẫu duy nhất. Ví dụ, bạn có thể dùng Mail Merge để tạo thư mời, email, hoặc nhãn địa chỉ hàng loạt mà không phải chỉnh sửa từng tài liệu một.
Mail Merge thường được sử dụng chủ yếu trong công việc văn phòng, marketing và các hoạt động truyền thông khác, đặc biệt khi cần gửi cùng một nội dung thư mời, thông báo đến nhiều đối tác hoặc in giấy chứng nhận cùng lúc cho nhiều người. Dưới đây là 4 bước sử dụng Mail Merge trong Word một cách nhanh nhất:
Mục lục bài viết
Các bước thực hiện Mail Merge là gì?
Sau khi đã hiểu rõ Mail Merge là gì, bạn cần xem xét các bước sau đây để có thể tận dụng tiện ích này một cách hiệu quả trong công việc và học tập:
- Chuẩn bị dữ liệu: Tạo một danh sách dữ liệu chứa thông tin người nhận (tên, địa chỉ email, v.v.) trong một bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu.
- Tạo tài liệu chính: Soạn thảo nội dung tài liệu hoặc email mà bạn muốn gửi đến nhiều người, chừa chỗ trống cho các thông tin cá nhân.
- Liên kết dữ liệu và tài liệu: Sử dụng tính năng Mail Merge để kết nối tài liệu chính với danh sách dữ liệu.
- Chèn trường dữ liệu: Chèn các trường dữ liệu vào tài liệu chính để thông tin cá nhân của từng người nhận được tự động điền vào.
- Xem trước và chỉnh sửa: Kiểm tra lại từng tài liệu hoặc email để đảm bảo thông tin được điền chính xác và chỉnh sửa nếu cần thiết.
- Hoàn tất và gửi: Sau khi đã kiểm tra kỹ, hoàn tất quá trình Mail Merge và gửi tài liệu hoặc email đến người nhận.
Bài viết liên quan:
Chuẩn bị nguồn dữ liệu
Danh sách dữ liệu cố định thường được chuẩn bị từ trước để sắp xếp các nội dung cần thay đổi đúng vị trí trong Mail Merge. Nguồn dữ liệu có thể bao gồm họ tên, địa chỉ người nhận, hay tên doanh nghiệp, và được sắp xếp dưới dạng bảng tính trong Word, Excel, hoặc Access, sau đó xuất sang tệp CSV.
Tạo mẫu nội dung
Trước hết, bạn cần xác định nội dung mà bạn sẽ gửi thuộc loại nào trong các hình thức sau đây: thư từ, phong bì, thư điện tử hoặc danh bạ. Sau đó, bạn cần tạo khung thư phù hợp, bao gồm nội dung cơ bản và xác định chính xác các vị trí sẽ được thêm thông tin cá nhân hóa từ nguồn dữ liệu đã có.
Thực hiện Mail Merge và chỉnh sửa
Sau khi liên kết nguồn dữ liệu vào mẫu thư, bạn hãy sử dụng chức năng xem trước để kiểm tra và chỉnh sửa nếu cần thiết. Nếu đã hài lòng với bản xem trước, bạn có thể hoàn tất Mail Merge. Ngay lập tức, hàng loạt văn bản với cùng nội dung nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy biến sẽ được gửi đến các địa chỉ email một cách nhanh chóng.
4 bước sử dụng Mail Merge trong Word
Nếu quy trình hợp nhất cần trải qua 3 bước như trên, thì riêng đối với ứng dụng Word, cách sử dụng Mail Merge cụ thể là gì?
Thiết lập dạng tài liệu
Nhấn vào tab "Mailings" và chọn "Start Mail Merge".
Chọn "Step-by-step Mail Merge Wizard". Lúc này, một khung Mail Merge xuất hiện bên phải màn hình. Bạn hãy chọn loại tài liệu cần tạo và tiếp tục nhấn "Next: Starting of Document".
Chọn tài liệu
Ở phần "Select starting document", bạn có thể chọn "Use the current document" (Sử dụng mẫu thư bạn đang mở hiện tại), "Start from a template" (Dùng mẫu có sẵn trong Word), hoặc "Start from existing document" (Dùng mẫu bạn đã tạo nhưng hiện tại đang không mở).
Tiếp tục chọn "Next: Select recipients."
Chọn người nhận
Nhấp chuột vào Use an existing list và chọn Browse.
Lựa chọn nguồn dữ liệu bạn đã chuẩn bị sẵn, có thể ở dạng bảng tính Excel, tài liệu Word, Access, hoặc bất kỳ văn bản dữ liệu nào khác.
Nhấn "Open" và hộp thoại "Mail Merge Recipients" sẽ xuất hiện trên giao diện màn hình. Tại đây, bạn có thể chọn thêm hoặc bỏ bớt thông tin mà bạn không muốn sử dụng.
Nhấp OK và tiếp tục chọn Next: Write your letter.
Viết thư và hoàn thành Mail Merge
- Di chuyển chuột đến vị trí cần chèn và nhấn "Insert Merge Field" (Chèn trường hợp nhất), hoặc chọn "Address Block" (Khối địa chỉ) khi muốn kết hợp các trường chèn tên và địa chỉ người nhận tương ứng, hoặc "Greeting Line" (Dòng lời chào) để chèn tên người nhận vào lời chào của bức thư.
- Nhấn "OK" và chọn "Next: Preview Your Letters".
- Chọn "Edit Individual Letters" để Mail Merge hợp nhất tất cả dữ liệu trong tệp đã chọn vào mẫu Word.
- Vậy là bạn đã hoàn thành Mail Merge. Lúc này, bạn cũng có thể nhấn vào "Previous: Preview Your Letters" nếu muốn chỉnh sửa các bước thực hiện trước.
Lợi thế vượt trội của Mail Merge là gì?
Dựa vào khái niệm và các phương pháp thực hiện của Mail Merge, ta có thể đánh giá rằng đây là một tính năng vô cùng hữu ích cho các doanh nghiệp. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc gửi thông tin đến nhiều người một cách tự động, đồng thời vẫn đảm bảo tính cá nhân hóa trong trải nghiệm của khách hàng.
Tối ưu hóa thời gian và chi phí
Mail Merge giúp rút ngắn thời gian tùy chỉnh từng email riêng lẻ, giảm bớt công đoạn nhập liệu thủ công và xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất để khách hàng tiếp cận. Từ đó, doanh nghiệp có thể hiệu quả quản lý các chiến dịch quảng bá qua email, theo dõi sở thích và hoạt động của khách hàng, cũng như đánh giá tỷ lệ phản hồi một cách chính xác.
Cá nhân hóa trải nghiệm
Với Mail Merge, bạn có thể cá nhân hóa thông tin cho từng người nhận như tên hoặc mã đơn hàng gần đây của họ. Điều này giúp tăng sự hài lòng của khách hàng và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi nhanh chóng. Đồng thời, tính đồng nhất giữa các nội dung giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và giảm thiểu sai sót trong quá trình gửi thư.
Bài viết này cung cấp đầy đủ thông tin về Mail Merge, bao gồm khái niệm, cách sử dụng và các ưu điểm vượt trội của nó trong công việc hàng ngày. Nếu có câu hỏi, hãy để lại bình luận để nhận được phản hồi nhanh chóng từ Tricker Channel!
Facebook: Dịch Vụ Mạng Xã Hội Đà Nẵng
Zalo: Dịch Vụ Đà Nẵng
Phone: 0333.110304
Gmail: mxhdn.xyz@gmail.com
Thanh toán: Ngân hàng, thẻ cào siêu rẻ, Momo, ViettelPay, card + 35% phí,...
